Unverzichtbar und dennoch oft unsichtbar
Matthias Joppek, der den Bereich seit 2018 leitet, beschreibt die Aufgaben als äußerst vielfältig. Das Ziel besteht darin, den Aufnahmeprozess für Patienten so effizient und angenehm wie möglich zu gestalten und gleichzeitig die Krankenhausressourcen optimal einzusetzen. Die stationäre Aufnahme erfordert eine Reihe medizinischer und organisatorischer Vorbereitungen. Ein zentraler Ansprechpartner stellt sicher, dass alle relevanten Befunde vorliegen, Termine mit behandelnden Ärzten und Anästhesisten koordiniert werden und notwendige Materialien für den OP bereitstehen. Zudem werden individuelle Wünsche, etwa zu privaten Zusatzleistungen, berücksichtigt.
Digitalisierung
Ob Digitalisierung und Gesundheitswesen zusammenpassen, zeigt sich um so mehr eindrucksvoll an der Arbeit des Zentralen Aufnahme- und Belegungsmanagements im Josephs-Hospital Warendorf. Dort nutzt das Team um Matthias Joppek digitale Lösungen, um komplexe Prozesse mit wenigen Klicks zu steuern und damit Patienten, Pflegepersonal und Ärzte gleichermaßen zu entlasten.
Zentrale Koordination & Schnittstelle
Das Zentrale Aufnahme- und Belegungsmanagement bildet eine essenzielle Schnittstelle zwischen Patienten und allen Behandlungsteams. Durch digitale Steuerung wird eine präzisere Belegungsplanung ermöglicht, sodass auch bei hoher Anzahl an Notfallaufnahmen nur selten Eingriffe verschoben werden müssen. Ein wichtiger Faktor ist zudem eine enge Verzahnung mit der zentralen Aufnahmeeinheit , z. B. einer Zentralen Patientenaufnahme, Casemanagement oder einer Holding Area. letztere empfängt z. B. die Patienten am Aufnahmetag in einer angenehmen Umgebung, bereitet sie umfassend auf alle Maßnahmen vor und erleichtert so den Übergang in OP oder Station. Dies reduziert den administrativen und logistischen Aufwand für das Pflegepersonal auf der Station erheblich.
Optimierung
Das optimierte System der Zentralen Aufnahme- und Belegungsmanagements macht macht komplexe Aufnahme- und Koordinationsprozesse effizienter und transparenter. Durch Erneuerung der vorhandenen Strukturen kann die Dauer der Aufnahmevorbereitungen für einen Krankenhausaufenthalt von durchschnittlich vier Stunden auf nur noch 90 Minuten reduziert werden.
Flexibilität
Auch wenn unerwartete Änderungen auftreten, bleibt das Team flexibel. Muss ein Eingriff kurzfristig verschoben werden, koordiniert das Management schnell einen neuen OP-Termin, übernimmt die Abstimmung mit der Station, dem Operateur und sorgt in Zusammenarbeit mit dem Sozialdienst für eine reibungslose Anpassung von Rehabilitationsmaßnahmen. So bleibt den Patienten mehr Zeit, sich voll und ganz auf ihre Genesung zu konzentrieren.
